Belronde: boek een afspraak!

Hoe goed u de kunst van het verkopen ook beheerst, u zult eerst een entree moeten hebben bij uw potentiële klant. Dat vergt meer dan een gehaast belletje plegen. Met een stapsgewijze aanpak en een goed telefoonscript krijgt u de afspraak in uw agenda.
1. Stel een bedrijvenlijst samen
U heeft een voortreffelijk product of uitzonderlijke dienst in de aanbieding. Welke bedrijven komen ervoor in aanmerking? Check uw klantenbestand. Stel op basis van een aantal criteria (bijvoorbeeld branche, bedrijfsomvang, regio) een longlist van bedrijven samen: een globaal overzicht van potentieel geïnteresseerde bedrijven.

2. Vergaar informatie
U belt alle bedrijven op uw lijst. Uw belangrijkste doel in deze fase is: informatie vergaren. Wie u het beste van deze informatie kan voorzien, hangt af van het onderwerp waarover u informatie wilt. Telefonistes en receptionistes weten veel. Heeft u informatie nodig over ICT, vraag dan naar bijvoorbeeld een databasebeheerder. Wilt u inzicht in het financiële administratieproces? Raadpleeg dan een medewerker van de debiteuren- en crediteurenafdeling.
Open vragen (beginnend met bijvoorbeeld wat, wie, waar, waarom, waarmee of hoe) zijn het meest effectief om die informatie te achterhalen. De vragen in deze eerste ronde zijn variabel, op een na: wie is verantwoordelijk voor (aankoop-)beslissingen over het product dat u in de aanbieding heeft? Noteer naam en voorletters en controleer de spelling. Niets is zo storend als het verkeerd spellen van een naam in een brief.

3. Stuur een brief
Op basis van de eerste telefoonronde kort u de longlist van bedrijven in. Stuur de bedrijven bij wie u belangstelling verwacht voor uw product gericht een persoonlijke brief. U adresseert de brief aan de contactpersoon met beslissingsbevoegdheid. Vermeld de vergaarde informatie uit het telefoongesprek. Koppel daaraan enkele wetenswaardigheden over uw product of dienst en kondig aan dat u binnen een week na het versturen van de brief opnieuw contact opneemt.

4. Bel!
De belangrijke stap: het bellen met de contactpersoon, uw potentiële klant. Uw doel is: een afspraak noteren. Vier tips.
• Focus
Neem de brief en de contactgegevens door. Houd pen, papier en agenda onder handbereik. Zit rechtop met de borst vooruit en een glimlach op uw gezicht. Dit straalt af op hoe u overkomt: enthousiast en gemotiveerd. Als u gejaagd bent omdat u nog een lange lijst te gaan heeft, bent u misschien geneigd te snel aan te dringen op een afspraak waardoor de ander afhaakt. Neem voor elk telefoontje de tijd. Focus op degene die u aan de lijn heeft.
• Volg het belscript
Het belscript bevat enkele standaardzinnen in een vaste volgorde die u helpen het gesprek te structureren en tot een afspraak te komen. Omdat u in het telefoongesprek de kracht van non-verbale communicatie mist, zijn tempo, klemtoon en stiltes in het gesprek net zo belangrijk als de gebruikte woorden. Stiltes hebben een functie: ze geven de ander de gelegenheid om informatie tot zich te laten doordringen en na te denken over vragen of antwoorden.
• Noem de klant bij zijn naam
Het noemen van de naam van de klant werkt. U begint ermee. Niet alleen uit beleefdheid, maar ook omdat de eerste seconden van het gesprek vaak niet worden ‘opgeslagen’. De gebelde heeft even tijd nodig om aan uw stem te wennen en zich op het gespreksonderwerp te concentreren. Door te beginnen met de naam van de ander, voorkomt u dat belangrijke informatie verloren gaat. Overdrijf niet. Gebruik minimaal twee tot maximaal drie keer de naam van de klant. Een overkill leidt tot irritatie omdat het een intimiteit veronderstelt die er (nog) niet is.
• Hoed u voor inhoudelijke discussies
Wanneer uw gesprekspartner tijdens het telefoongesprek vragen stelt over uw product, beantwoordt u deze met een tegenvraag. Uw doel is nu immers een afspraak. Een inhoudelijke bespreking van uw product wilt u juist in het live-gesprek. Door het stellen van tegenvragen, houdt u vast aan het belscript en werkt u doelgericht naar
de afspraak toe.

5. Bevestig de afspraak
Stuur liefst dezelfde dag een afspraakbevestiging met dag, datum, tijd en adres van de afspraak. Vergeet daarbij niet uw bedrijfsgegevens en directe telefoonnummer op te geven. Een website-adres is ook handig, zodat de ontvanger zich ook op het gesprek kan voorbereiden.

Door: Corona de Wert | Cees van Asselt, Sales Top College | 02 september 2004 Bron: www.zibb.nl